Để giảm thiểu tình trạng mua bán hóa đơn bất hợp pháp, giảm thiểu các thủ tục giấy tờ cho doanh nghiệp, đồng thời đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, ông Nguyễn Văn Thủy, Phó vụ trưởng Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn (Tổng cục Thuế) cho biết, ngành thuế tiếp tục đẩy mạnh triển khai hóa đơn điện tử.
Ngành thuế đã triển khai hóa đơn điện tử, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu về loại hóa đơn hiện đại này. Ông có thể giải thích một cách đơn giản, dễ hiểu?
Hóa đơn điện tử gồm hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử và có giá trị như hóa đơn giấy truyền thống khi đáp ứng đầy đủ các dữ liệu như hóa đơn truyền thống.
Nói một cách dễ hiểu, hóa đơn điện tử là một dạng file dữ liệu được người bán lập ra gửi cho người mua thông qua Internet. Dữ liệu này có đầy đủ các nội dung như hóa đơn giấy và được lưu trữ để bảo đảm công tác quản lý của doanh nghiệp cũng như cơ quan thuế.
Như vậy, so với việc sử dụng hóa đơn giấy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp được hưởng rất nhiều tiện ích?
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và thương mại điện tử, hóa đơn điện tử đã dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy tại nhiều nước trên thế giới.
Những năm gần đây, hóa đơn điện tử đã được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì có rất nhiều tiện ích như rút ngắn chu trình quản lý hóa đơn từ khi khởi tạo đến khi gửi cho khách hàng; đơn giản thủ tục hành chính trong quản lý, phát hành hóa đơn; giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn… so với sử dụng hóa đơn giấy. Do đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng cường năng lực cạnh tranh.
Sử dụng hóa đơn điện tử rất thuận lợi cho công tác quản lý do tập trung tất cả dữ liệu giao dịch trên một máy tính, vì vậy các dữ liệu có thể được dễ dàng tìm thấy và xử lý nhanh chóng; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu; quản trị kinh doanh của doanh nghiệp; kê khai, nộp thuế vì thông tin trên hóa đơn điện tử được chuyển thẳng vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp.
Sử dụng hóa đơn điện tử, quá trình thanh toán nhanh hơn do việc lập, gửi/nhận hóa đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử; thời gian, chi phí để xử lý hóa đơn được giảm đáng kể; góp phần hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp… Đặc biệt, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ hạn chế và ngăn ngừa tình trạng giả mạo hóa đơn, bảo vệ uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp; góp phần thúc đẩy phát triển thương mại.
Với khách hàng thì sao, thưa ông?
Thông tin trên hóa đơn điện tử được chuyển thẳng đến địa chỉ của khách hàng nên có thể truy cập, tra cứu để tải hóa đơn điện tử về vào bất cứ thời điểm nào. Khách hàng có thể nhận được hóa đơn bất kể khi nào và ở đâu. Sử dụng hóa đơn điện tử khách hàng không bị rủi ro trong việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, tránh được việc thất lạc hóa đơn hoặc làm rách hóa đơn. Đối với khách hàng là doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử còn hỗ trợ công tác quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, có thể tra cứu hóa đơn, thanh toán tiền, kê khai thuế nhanh chóng, đơn giản và thuận tiện.
Hóa đơn điện tử có nhiều tiện ích như vậy, nhưng trên thực tế doanh nghiệp không mặn mà lắm với loại hóa đơn hiện đại này?
Đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử rất rộng, gồm tổ chức kinh tế đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế; tổ chức kinh tế sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
Để được sử dụng hóa đơn điện tử, các đối tượng kể trên phải có đường truyền tải thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử; có đội ngũ nhân lực đủ trình độ, khả năng khởi tạo, doanh nghiệp có chữ ký điện tử; có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán… Ngoài ra, doanh nghiệp phải có các quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay thì để đáp ứng điều kiện trên không hề khó, nhưng đúng là số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử chưa nhiều, do tâm lý của cộng đồng doanh nghiệp và tâm lý của khách hàng, người tiêu dùng khi mua bán hàng hóa, dịch vụ vẫn muốn cầm tờ hóa đơn có thực trong tay chứ không phải là một file được lưu trữ trên mạng Internet. Ngoài ra, một bộ phận doanh nghiệp e ngại sử dụng hóa đơn điện tử bị lộ bí quyết kinh doanh, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Doang nghiệp không muốn sử dụng hóa đơn điện tử vì trên thực tế khi vận chuyển hàng hóa trên đường, cơ quan quản lý thị trường, công an vẫn đòi hỏi doanh nghiệp xuất hóa đơn giấy, thưa ông?
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử rất minh bạch trong hoạt động, toàn bộ thông tin về giao dịch được thể hiện trên hóa đơn điện tử và đã được đẩy lên website của doanh nghiệp. Muốn biết hàng hóa vận chuyển trên đường có mua bán hợp pháp hay không thì cơ quan quản lý thị trường, công an chỉ cần sử dụng thiết bị có thể truy cập được Internet như Smart-phone, máy tính xách tay, máy tính bảng… vào mạng là có thể biết ngay hàng hóa đó có hóa đơn hay không.